Diferencia entre presupuesto y factura
Se parecen mucho a la vista, pero sirven para cosas distintas y tienen reglas distintas. Confundirlos puede darte problemas.
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Crear mi presupuestoEl presupuesto: una propuesta
El presupuesto se hace antes del trabajo. Es una oferta: le dices al cliente qué harás y por cuánto. Si lo acepta, sirve como referencia de lo acordado. No tiene efectos fiscales: no se declara ni tiene que seguir una numeración obligatoria, aunque numerarlos es muy recomendable para organizarte.
La factura: el documento fiscal
La factura se hace cuando se realiza la operación o se cobra. Es un documento con valor fiscal: tiene contenido obligatorio (reglamento de facturación), numeración correlativa, y con ella se declaran el IVA y los ingresos. Además, los programas que emiten facturas en España tienen que cumplir requisitos técnicos específicos (lo que se conoce como Veri*Factu), con plazos que empiezan en 2027.
| Presupuesto | Factura | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes del trabajo | Al hacer la operación o cobrar |
| Para qué | Ofrecer un precio | Documentar la venta y cobrar |
| Efectos fiscales | No | Sí (IVA, ingresos) |
| Numeración | Libre (recomendable) | Correlativa y obligatoria |
| Se puede modificar | Sí, hasta que se acepta | No: se corrige con una factura rectificativa |
Errores habituales
- Cobrar con el presupuesto: un presupuesto aceptado no sustituye a la factura. Si cobras, hay que facturar.
- Llamar «factura proforma» a un presupuesto y pensar que es una factura: la proforma tampoco tiene valor fiscal.
- No actualizar el presupuesto cuando el trabajo cambia: si el cliente pide extras, haz un presupuesto nuevo o un anexo.
Ejemplo paso a paso
Un caso normal: envías el presupuesto P-2026-014 y el cliente lo acepta. Lo marcas como «Aceptado», haces el trabajo y, al terminar, emites la factura con tu programa de facturación, con su propia numeración. El presupuesto sirve como referencia de lo acordado, pero no sustituye a la factura.
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